Das Eisen(p)hower-Prinzip – Zeit als Mangelware
Zeitmanagement

Das Eisen(p)hower-Prinzip – Zeit als Mangelware

Lydia Weyres im Gespräch über Prinzipien und Tipps des erfolgreichen Zeitmanagements

Die ersten beiden Quartale sind geschafft und der Schreibtisch inklusive Email-Postfach quellen über. Das ist zunächst einmal ein Grund zur Freude. Sie konnten viele neue Kunden gewinnen und alte Kontakte aufrechterhalten. Das Geschäft läuft. Und damit auch die Zeit. Zeit, der wir im Alltag viel zu oft hinterherlaufen. Mit dem wachsenden Berg an Aufgaben stellen sich uns immer öfter die Fragen: Wie soll ich das alles bewältigen? Wann bleibt Zeit für Familie, Freunde und letztlich auch für mich? Fragen, auf die es keine Musterantwort gibt. Dafür aber Muster, mit denen wir die Zeit, die wir haben, effektiver nutzen können.

 

Dwight David Eisenhower war 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika und Namensgeber für ein Prinzip, das wir Ihnen heute vorstellen möchten. Lydia Weyres, Expertin für Selbst- und Zeitmanagement, nimmt das Prinzip unter die Lupe und spricht über Zeitfresser unseres Alltags sowie eine gute Selbstorganisation.

Das Eisenhower-Prinzip kurz erklärt:

Ziel des Eisenhower-Prinzip ist es, den eigenen Blick für die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben zu schärfen. Wichtiges und Dringliches soll von Unwichtigem und nicht Dringlichem getrennt werden.

Aus diesen beiden Faktoren, Wichtigkeit und Dringlichkeit, ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten.

  • Wichtige und dringliche Aufgaben
  • Wichtige und nicht dringliche Aufgaben
  • Nicht Wichtige, aber dringliche Aufgaben
  • Nicht Wichtige und nicht dringliche Aufgaben
Überblick über das Eisenhower-Prinzip

Haben wir unsere Aufgaben in die vier Kategorien eingeteilt, geht es an die Umsetzung.

  • 1. Schritt: Aufgaben, die weder als wichtig noch als dringend eingestuft werden, sollten direkt in den realen oder virtuellen Papierkorb wandern.

  • 2. Schritt: Aufgaben, die nicht wichtig aber dennoch dringlich sind, sollten Sie an Mitarbeiter/-innen delegieren – das hängt natürlich davon ab, ob Sie in einer solchen Position sind.

  • 3. Schritt: Alle wichtigen Aufgaben erledigen sie selbst. Bei einem optimierten Zeitmanagement konzentriert man sich in erster Linie auf die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben, weil damit langfristig die besten Resultate erzielt werden können. Sollte es trotzdem zu Aufgaben kommen, die sowohl wirklich wichtig als auch äußerst dringend sind, gilt nur eines: sofort selbst erledigen.

„Erfolg hat drei Buchstaben: T.U.N.“

mensch & kommunikation: Das Eisenhower-Prinzip ist beliebt, wenn es um das Thema Zeitmanagement geht. Was halten Sie als Expertin von diesem Prinzip? Kann es uns damit gelingen, Zeit zurückzuerobern, die uns im beruflichen und privaten Alltag fehlt?

Lydia Weyres: Grundsätzlich ja. Vorab sollten wir uns aber vor allem eines bewusst machen: Wenn wir davon sprechen, Zeit „zurückzuerobern“, müssen wir verstehen, wer sie uns „gestohlen“ hat. Und das sind in der Regel nicht unsere Nachbarn, Kollegen oder Chefs. Auch, wenn wir das oft annehmen. Tatsächlich sind wir das selbst – nicht die anderen.

 

m&k: Oft sind es doch aber genau diese, die uns mit ihren Anliegen davon abhalten, unsere eigentlichen Aufgaben fristgerecht zu erledigen.

Lydia Weyres: Ganz so ist das aus meiner Sicht nicht. Denn wir dürfen lernen, „Nein“ zu sagen. Sagen wir zu etwas „Nein“, sagen wir gleichzeitig zu etwas Übergeordnetem „Ja“ – das mag Zeit mit den Kindern sein oder Zeit für einen selbst. Für mich ist Zeitmanagement ein Teilbereich des Selbstmanagements. Und ohne Selbstmanagement – sprich Rückgrat und Haltung zum Beispiel durch ein klares Nein und Disziplin – bleibt Zeitmanagement nur ein Wunsch, bestenfalls eine gute Absicht.

 

m&k: Kann uns das Eisenhower-Prinzip dabei unterstützen, dass Zeitmanagement nicht nur unter die Kategorie „gute Absicht“ fällt?

Lydia Weyres: Unterstützen kann es ganz sicher. Es handelt sich um eine Hilfe zur Entscheidungsfindung und das Eisenhower-Prinzip ist damit eine strukturgebende Methode. Die Struktur, die entsteht, ist in diesem Fall eine Reihenfolge: Die wichtigen und zugleich dringenden Aufgaben sollten beispielsweise sofort und selbst erledigt werden, die wichtigen, aber weniger dringlichen Aufgaben können wir planen und damit gezielt vertagen. Das funktioniert allerdings nur, wenn wir dabei berücksichtigen, dass Erfolg drei Buchstaben hat: T U N! Ich empfehle hier gern die ABC-Methode, eine eindimensionale Vorstufe des Eisenhower-Prinzips. Dabei fällt der Aspekt der Dringlichkeit weg und es geht darum, ein Gespür zu entwickeln, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Das sind die A-Aufgaben. Die weniger Wichtigen teile ich auf in die Kategorien B und C.

„Zeitmanagement ist in erster Linie Selbstmanagement.“

m&k: Hier muss ich kurz nachhaken... Ich gehe doch davon aus, dass alle Aufgaben meines Jobs eine hohe Wichtigkeit besitzen.

Lydia Weyres: Ja, das verstehe ich. Viele erschrecken bei diesem Gedanken erst einmal. Und gerade deshalb gehört zum Zeitmanagement eben auch die Fähigkeit, zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden zu lernen. Dabei sollten wir viel öfter Fragen in unsere Überlegungen miteinbeziehen, wie „Was sind hier tatsächlich meine Aufgaben?“ und „Wie will ich mein Leben gestalten?“. Ohne die Fähigkeit, zwischen wirklich wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, kann ich keine Reihenfolgen festlegen und damit auch nicht in die Umsetzung des Eisenhower-Prinzips gehen.

 

m&k: Was muss man außerdem berücksichtigen?

Lydia Weyres: Am Anfang sollten Ziele festgelegt werden. Wo will ich überhaupt hin? Danach geht es an die Planung, also an die einzelnen Umsetzungsschritte zur Zielerreichung. Und erst dann geht es darum, Prioritäten zu setzen. Erst bei dieser dritten Stufe entfaltet das Eisenhower-Prinzip seine ganze Power. Dann, wenn Wichtigkeit und Dringlichkeit abgewogen und Handlungsreihenfolgen ausfindig gemacht werden müssen.

 

m&k: Dabei fällt jedem individuell wahrscheinlich die eine oder andere Stufe etwas leichter, beziehungsweise schwerer?

Lydia Weyres: Ganz bestimmt. Zeitmanagement ist eben in erster Linie Selbstmanagement. Und das hat viel mit individuellen Eigenschaften zu tun, die beachtet werden müssen. Dazu zählen die persönlichen Interessen, die eigene Leistungskurve, eine realistische Selbsteinschätzung, Motivation und Disziplin. Ich vergleiche ein gutes Selbst- und Zeitmanagement gerne mit einem maßgeschneiderten Anzug oder Kleid. Als Trainerin und Coach kann ich passende Entwürfe basteln. Das Anpassen und Nähte fixieren ist von Person zu Person verschieden. Hinzu kommt: Der bestsitzende Anzug und das schönste Kleid machen wenig Freude, wenn sie im Schrank hängen bleiben. Aus Erfahrung kann ich sagen: Wenn Sie mehr Zeit für sich wollen, dann müssen SIE etwas ändern. Anders geht es nicht!

 

m&k: Was können Sie uns mit auf dem Weg geben, damit wir in Zukunft ein wenig stressfreier durch den Arbeitsalltag kommen?

Lydia Weyres: Einer meiner wichtigsten Ratschläge lautet: Bauen Sie sich Zeitpuffer ein. Verplanen Sie jede Woche nur 60 Prozent Ihrer Zeit mit Aufgaben, die Sie erledigen wollen oder müssen. Die restlichen 40 Prozent füllen sich ganz von selbst. Oft unterschätzen wir die Zeit für das Unvorhergesehene im Leben. Es gibt Probleme mit der Technik, Kinder müssen unplanmäßig aus der Kita abgeholt werden, Termine platzen etcetera. Wenn Sie Zeitpuffer einplanen, bewahren Sie sich Flexibilität. Und Flexibilität wirkt präventiv, was Stress anbelangt.

 

m&k: Was ist, wenn es dann doch einmal brennt? Gibt es ein paar Dinge, die wir beachten können, um unsere Ressourcen nicht aufzubrauchen?

Lydia Weyres: Ein gutes Selbst- und Zeitmanagement wird die Wahrscheinlichkeit, dass es soweit kommt, deutlich reduzieren. Einer meiner generellen Tipps: Hören Sie auf, mit sich selbst zu diskutieren! Darauf bin ich vor einigen Jahren gekommen. Früher habe ich mich zum Beispiel nach langen Arbeitstagen oft mit der Frage herumgeschlagen, ob ich noch zum Sport gehen soll oder nicht. Das lasse ich heute gänzlich. Über bestimmte Dinge diskutiere ich einfach nicht mehr mit mir. Das spart mir viel Zeit und Nerven.

 

m&k: Und ...

Lydia Weyres: ... es muss nicht immer alles perfekt sein! Gut ist oft gut genug. Ich bin immer wieder überrascht, wenn ich hier in Köln in eine Buchhandlung gehe. Überall geht es darum, immer noch besser zu werden. Wenn wir Aufgaben zu erledigen haben, geht es aber nicht zwangsläufig um Perfektion. Stattdessen sollten wir uns viel öfter die Frage stellen: Was braucht der Andere von mir? Und das sollte ich in der jeweiligen Situation zu meinem Maßstab machen – zumindest dann, wenn es eng wird. Denn der Anspruch der Anderen kann deutlich geringer ausfallen, als mein eigener. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Energie, die Sie für den Sport, ihre Kinder und ihre Freunde und Lebensgefährten nutzen können. Am Ende steigert ein gutes Selbst- und Zeitmanagement nämlich vor allem eines – die eigene Lebensqualität.

 

m&k: Vielen Dank für das Gespräch.

Das Gespräch führte Constanze Fürst

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Wirkungsvolles Selbst- und Zeitmanagement

Von Lydia Weyres
Trainer der mensch & kommunikation GmbH
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